Privacybeleid

Re-Play Hasselt

Re-play Hasselt, met maatschappelijke zetel te Tulpinstraat 14b, 3500 Hasselt en ondernemingsnummer 0798801532, hecht belang aan een zorgvuldige omgang met uw persoonsgegevens. Deze privacyverklaring legt uit welke gegevens we verzamelen, waarom, hoe lang we ze bewaren en welke rechten u heeft. Deze verklaring geldt voor alle diensten van Re-play Hasselt: open gym, groepslessen, personal training, kinesitherapie en osteopathie.

Re-play Hasselt verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR).

ARTIKEL 1: WELKE GEGEVENS VERZAMELEN WE

  • Identificatie- en contactgegevens: naam, adres, e-mailadres, telefoonnummer, geboortedatum.

  • Lidmaatschaps- en betalingsgegevens: gekozen formule, abonnementsstatus, betalingshistoriek, bankgegevens voor domiciliëring, verwerkt via onze softwarepartners (zie Artikel 3).

  • Aanwezigheidsgegevens: check-ins, gebruik van beurtenkaarten, deelname aan groepslessen.

  • Gezondheidsgegevens: voor patiënten van kinesitherapie of osteopathie, gegevens die de behandelende therapeut nodig heeft voor de behandeling (anamnese, behandelplan, voortgang). Dit zijn gevoelige gegevens die extra wettelijk beschermd zijn.

  • Beeldmateriaal: foto's of video's, enkel indien u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven.

  • Gegevens over websitebezoek: via cookies, zie Artikel 5.

Bepaalde gegevens zijn noodzakelijk om u te kunnen inschrijven of behandelen, zoals uw naam en contactgegevens. Zonder deze gegevens kunnen wij u helaas niet inschrijven of geen afspraak met u vastleggen.

ARTIKEL 2: WAAROM EN OP WELKE BASIS VERWERKEN WE DEZE GEGEVENS

  • Om uw lidmaatschap of behandeling correct te kunnen uitvoeren (uitvoering van de overeenkomst).

  • Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals boekhoudkundige verplichtingen en, voor kinesitherapie, verplichtingen tegenover het RIZIV.

  • Om onze dienstverlening te beheren en te verbeteren, zoals planning, facturatie en klantenservice (gerechtvaardigd belang).

  • Om u, mits uw toestemming, te informeren over nieuws, promoties of om beeldmateriaal te gebruiken voor marketing. U kan deze toestemming op elk moment intrekken.

Gezondheidsgegevens genieten een extra beschermingsregime. Deze worden enkel verwerkt door of onder de verantwoordelijkheid van de behandelende therapeut, die gebonden is aan het beroepsgeheim, met het oog op het verstrekken van gezondheidszorg (rechtsgrond art. 9, lid 2, h) AVG). Overeenkomstig de Kwaliteitswet (Wet van 22 april 2019 betreffende de kwaliteitsvolle praktijkvoering in de gezondheidszorg) heeft enkel de therapeut met wie u een behandelrelatie heeft toegang tot uw gezondheidsgegevens. Het delen van deze gegevens met een andere zorgverlener, ook binnen dezelfde praktijk, gebeurt enkel met uw voorafgaande en uitdrukkelijke toestemming.

ARTIKEL 3: MET WIE DELEN WE UW GEGEVENS

Voor onze dienstverlening werken we samen met een beperkt aantal zorgvuldig gekozen softwarepartners en dienstverleners. Sommige van deze partijen verwerken persoonsgegevens namens ons als verwerker. Zij verwerken uw gegevens uitsluitend in onze opdracht en volgens onze instructies, gebonden door een verwerkersovereenkomst, voor de diensten hieronder.

  • Onze software voor ledenbeheer en boekingen (o.a. Trainin).

  • Onze betaalprovider (Mollie), voor het verwerken van betalingen. Mollie verwerkt persoonsgegevens in het kader van de betaaldiensten als zelfstandige verwerkingsverantwoordelijke.

  • Onze software voor kinesitherapie- en osteopathiedossiers (o.a. Kinequick): enkel toegankelijk voor de behandelende therapeut, niet voor de gym-administratie.

  • Onze boekhouder, voor de verwerking van facturatiegegevens.

Daarnaast kunnen we, los van deze verwerkers, gegevens moeten doorgeven aan overheidsinstanties, indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn.

Onze verwerkers zijn gevestigd binnen de Europese Economische Ruimte.

ARTIKEL 4: HOE LANG BEWAREN WE UW GEGEVENS

  • Lidmaatschapsgegevens: voor de duur van uw lidmaatschap, en nadien 7 jaar zoals wettelijk vereist voor boekhoudkundige doeleinden.

  • Gezondheidsgegevens (kine/osteo): minstens 30 jaar en maximaal 50 jaar na uw laatste contact met de therapeut, zoals wettelijk voorgeschreven door de Kwaliteitswet (art. 35).

  • Gegevens voor marketingdoeleinden: tot u uw toestemming intrekt.

Na afloop van de bewaartermijn worden uw gegevens verwijderd of geanonimiseerd.

ARTIKEL 5: COOKIES

Onze website gebruikt noodzakelijke cookies om de website goed te laten functioneren. Daarnaast gebruiken we analytische cookies om het gebruik van onze website te analyseren en onze dienstverlening te verbeteren. Deze analytische cookies worden pas geplaatst nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven.

We gebruiken geen marketingcookies. Cookies die door derde partijen worden geplaatst, bijvoorbeeld via ingesloten externe content, kunnen onderworpen zijn aan het privacybeleid van de betreffende derde partij.

ARTIKEL 6: BEVEILIGING VAN UW GEGEVENS

Re-play Hasselt neemt passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen verlies, misbruik of ongeoorloofde toegang. Toegang tot gezondheidsgegevens is beperkt tot de behandelende therapeut, in overeenstemming met Artikel 2.

ARTIKEL 7: UW RECHTEN

U heeft steeds het recht om:

  • uw gegevens in te kijken;

  • onjuiste gegevens te laten verbeteren;

  • de verwijdering van uw gegevens te vragen, voor zover er geen wettelijke bewaarplicht geldt;

  • de verwerking van uw gegevens te beperken of hiertegen bezwaar te maken;

  • uw gegevens in een leesbaar formaat te ontvangen (overdraagbaarheid);

  • een gegeven toestemming op elk moment in te trekken.

Om een van deze rechten uit te oefenen, kan u ons contacteren via hello@replayhasselt.com. U heeft ook het recht om een klacht in te dienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit (www.gegevensbeschermingsautoriteit.be).

ARTIKEL 8: WIJZIGINGEN AAN DEZE PRIVACYVERKLARING

Re-play Hasselt kan deze privacyverklaring aanpassen. De meest recente versie is steeds beschikbaar op onze website. Bij een wezenlijke wijziging informeren wij u hierover via e-mail of via onze klantenapp.

ARTIKEL 9: CONTACT

Voor vragen over deze privacyverklaring of over de verwerking van uw persoonsgegevens kan u ons contacteren via hello@replayhasselt.com.